Clean Inbox, Clean Mind: 4 jednostavna koraka za digitalno i mentalno deklutiranje

Clean Inbox, Clean Mind: 4 jednostavna koraka za digitalno i mentalno deklutiranje

Dorothy Atkins

Dorothy Atkins | Glavni Urednik | E-mail

Čišćenje vašeg pristigle pošte je zadatak koji većina nas baca na našu '' let-to-later-listu '' - pravo između podnošenja bankovnih izjava i organiziranja ladica za smeće. Ali zašto?

Jer ljudi su teško pritisnuti da ništa poduzimaju, osim ako ne vide naopako.

Evo razloga da organizaciju pristigle pošte bude visok prioritet: učinit će vam sretnijim, mirnijim i produktivnije ljudsko biće.

U istraživanju koje je proveo Radicati nekoliko godina unatrag, istraživači su predvidjeli da će prosječni radnik poslati i primiti oko 125 e-poruka dnevno do 2015. godine. To je oko 45.625 e-poruka godišnje, uključujući "graymail", ali ne uključujući osobnu e-poštu. Dakle, ako imate prijatelje, možete ići naprijed i upadati se na taj broj. Što to zbunjuje do vremena?

Godine 2012., McKinsey & Company izvješće otkrilo je da ljudi troše oko 28% radnog tjedna čitanja i odgovaranja na e-poštu. To je otprilike 12 sati tjedno. Ne znam za tebe, ali ako bih mogao smanjiti taj broj na pola, imat ću više vremena da idem u jogu.

Ali to je više od oslobađanja vašeg vremena. Vjerujem da je vaša pristigla pošta reprezentacija vašeg stanja uma. I čišćenje je stvarno o miru koji dolazi zajedno s porazom mentalnog nereda. Kada počnete razmišljati o e-pošti na ovaj način, odjednom ćete vidjeti važnost dobivanja vašeg poštanskog sandučića pod kontrolom.Ovdje je nekoliko koraka da započnete:

1. Pitajte se na teška pitanja. Možda se pitate što je samoobličenje povezano s vašom pristiglom poštom. Sve, stvarno. Vanjski je prikaz unutarnjeg. Razmišljajući o vašoj pristigloj pošti kao odrazu vašeg stanja uma, započnite pitajući zašto ste dopustili da pristigla pošta ne bude kontrolirana i koje bi vam druge stvari mogle utjecati na vašu kontrolu u vašem životu. Odgovor bi mogao biti tako jednostavan kao što je overbooked ili ozbiljan kao izbjegavanje neophodne promjene karijere. Identificiranje i suočavanje s tim pitanjima može biti najteži dio cijelog procesa. Prihvatite se iskreno i bit ćete mentalno i emocionalno spremni za rješavanje zadatka.

2. "RDFS" Vaše nepročitane poruke e-pošte. U svojoj knjizi, Bird by Bird: Neke upute za pisanje i život, Anne Lamott podsjeća kako je, kao dijete, njezin brat bio preplavljen školskim projektom o pticama. Njezin otac je rekao svom bratu da preuzme projekt "ptica ptica" kako ne bi bio zastrašiv zbog ogromne zadaće. Možda imate zastrašujući broj nepročitanih poruka e-pošte. Morate to učiniti pticom po pticama. Nemojte misliti o tome da se to učinite, malo pomno sjetite se u pristigloj pošti sjetivsi se da se obvezujete na taj zadatak za svoje mentalno blagostanje. Vidjevši svaku e-poruku kao da ima svrhu, čini se da ste se oslobodili od njih, osjećate se kao da ste nešto ostvarili. "RDFS" je jednostavan način za to. Prilagodio sam ovu čudnu akronmu od bivšeg šefa mojega koji mi je rekao da svaka nova e-pošta zahtijeva jednu od četiri radnje: odmah odgovorite, izbrišite bez odgovaranja, pratite ili spremite za buduću referencu. Znate li da imate samo četiri izbora za svaku novu e-poštu raspršit će osjećaje neodlučnosti i bespomoćnosti, smanjiti vrijeme potrebno za razvrstavanje nepročitanih poruka e-pošte i povećanje produktivnosti. Dok prolazite kroz sve 5.000 vaših nepročitanih poruka e-pošte (ili bilo kakav vaš broj ... ovdje nema presude), veliki dio njih može pasti u kategoriju "praćenje" ili "spremanje za buduću referencu", ali to je razlog zašto je važan sljedeći korak je dobiti organizacijski sustav koji radi za vas.

3. Organizirajte ono što je ostalo. Ne prestaje me zadiviti kako smo se družili obećanjem organizacije. Googleova potpuno nova usluga e-pošte pod nazivom Inbox zapošljava "e-poštu kao model popisa obveza". Omogućuje vam da e-poruke poredaju u kategorije "prikvačene", "odgodene" ili "gotove" i prikupljaju velik broj e-poruka u "pakete" pretvoriti pristojbe pristigle pošte na više rukovanje. Da, to je stvarno user-friendly, ali nemojte biti zavedeni njegovom gladilicom. Ne potreba da ga dobijete čistom poštom. Ne postoji čarobni životni hak koji će ovaj proces učiniti lakšim. Ali evo dobre vijesti: postoji formula bezbolna. Deklutteriranje pristigle pošte jednostavno zahtijeva razvoj sustava i usklađenost s njim. Ako se možete posvetiti tome, zlatni ste. Ovdje radim: upotrebljavam jednu Gmail ulaznu poštu za svu moju poštu, a nakon što sam "RDFS" - moje nove e-poruke, arhiviram "spremam za buduću referencu" "E-pošte pomoću Gmailovih mapa, koje mogu biti kodirane i ugniježđene u boji. Ako odgovarajuća mapa ne postoji, izradit ću novu. Trenutno imam 65 aktivnih mapa. (Većina poslužitelja e-pošte može obavljati sličnu funkciju ako ne upotrebljavate Gmail.) Zatim obraćam e-porukama koje slijedim, koje držim u pristigloj pošti (pokušavam dopustiti da taj broj dobije više od 100, jer znam to me osobno čini osvajanjem). Ako te "e-poruke" za praćenje zahtijevaju radnju sa svoje strane, u Google Kalendaru stvaram "zadatak" (primjer: "Odaberite mjesto za ručak s Lizom" ili "Pošalji proračunsku tablicu za Excel šefu") i dodajte datum dospijeća na taj zadatak pa ću, ako je potrebno, podsjetiti. Na taj način se ne probudim usred noći brinući se zbog onoga što sam zaboravio učiniti.Ozbiljno, to vrijedi za dobar noćni san. Razgovarajte s vlastitim protokolom organizacije. Bilo koja metoda koja je udobna i održiva za vas će raditi ako se pridržavate nje.

4. Prvo uhvatite velike stijene. Prema Stephen Covey koji je napisao7 navika vrlo uspješnih ljudi, "velike stijene života" su zadaci koji, ako ne stavite prvi, nikada nećete doći do njih. Ipak, često su najvažniji. A kad ih izbjegavamo, oni se teško i psihički opterećuju. Kada primijenite veliku rock metaforu na e-poštu, možete vidjeti kako je jednostavno provesti većinu svog vremena na mreži u borbi s sitnim zrncima pijeska - hitnim e-porukama koje zahtijevaju hitnu pozornost i daj nam iluziju produktivnosti - i odložimo velike stijene - e-poruke koje zahtijevaju ozbiljno razmišljanje ili rad. Što su duge te stijene dulje određene, to više izaziva anksioznost koja postaje za nas. Difuzni potencijalni stres tako što ćete se obvezati da se prvi puta susretnete s velikim rock e-porukama. Stalno. Čini se da je protuintuitivno rješavati teže, više vremenski zahtjevne predmete pristigle pošte, ali uzimajući vremena da shvatite što te e-poruke zahtijevaju, uštedjet će vam dugo vremena i stresa. Komentirajte, nakon što izdahnete, osjećate svoje otpuštanje napetosti ramena, diveći se vašoj pristigloj pošti, ponovno će se početi puniti. Takav je život. Ali nemojte se preplaviti - to je duboko čišćenje i to je težak dio. Održavanje je jednostavan dio sada kada imate besprijekoran sustav na mjestu. Govorim iz iskustva kad kažem da će produktivne dane i mirne noći biti sve motivacije koje trebate zadržati u pristigloj pošti da se ponovo skupi.

Podijelite Sa Prijateljima

Vezani Članci

add
close

Izbor Urednika